Politique de confidentialité

Ce document a pour but de clarifier les attentes et de favoriser la compréhension des pratiques et services de PREreview. Il n'a pas de valeur juridique contraignante.

Version actuelle (ce document) : v1, 24 avril 2023

Vue d’ensemble

PREreview est un projet parrainé fiscalement par Code for Science and Society, une organisation à but non lucratif enregistrée sous le statut 501(c)3 et basée aux États-Unis.

Nous nous engageons à respecter les normes éthiques les plus strictes dans toutes nos activités et à protéger la vie privée de toutes les personnes qui interagissent avec nous. Nous ne vendons, n'échangeons, ne donnons, ne louons, et ne permettons à une personne en dehors de PREreview, de notre Comité consultatif, et de nos prestataires engagés sur des projets spécifiques d’utiliser ou d'accéder aux informations concernant nos partenaires, nos collaborateurs et collaboratrices, les personnes participant à nos recherches, ou les visiteurs de notre site web.

Nous utilisons des services tiers pour publier nos travaux, rester en contact avec la communauté et mieux comprendre comment améliorer ces deux aspects. Vous trouverez ici la liste de ces services ainsi que la manière dont nous traitons les différents types de données, de l’inscription à nos événements à la collecte de données sur notre plateforme d'évaluation de préprints.

Si vous souhaitez voir d’autres informations dans ce document à propos de nos pratiques, ou si vous avez d'autres commentaires ou questions, n'hésitez pas à nous écrire à l'adresse contact@prereview.org.

Notre site et nos services

Nous utilisons les services suivants pour faire fonctionner nos sites web et comprendre comment les utilisateurs les utilisent.

Bit.ly

Nous utilisons Bit.lyhttp://bit.ly/

pour créer des liens courts et personnalisés pour les inscriptions à nos événements et à nos autres communications.

Canva

Nous utilisons Canva pour créer des visuels destinés aux présentations et aux réseaux sociaux, ainsi que pour concevoir notre rapport annuel et nos ressources pour le programme « Open Reviewers ».

Eventbrite

Nous utilisons Eventbrite (Politique de confidentialité) pour les inscriptions à certains de nos événements en ligne. Eventbrite conserve les informations de compte, les données d'utilisation et les réponses aux questions d'inscription.

Formulaires et enquêtes

Depuis février 2023, nous utilisons AirTable (Politique de confidentialité) pour les enquêtes et les formulaires d'inscription, la planification de projets, les candidatures aux rôles de bénévole et la recherche utilisateur.

Formbricks

Nous utilisons Formbricks pour créer des enquêtes et des formulaires destinés à la recherche utilisateur, à la collecte de retours et aux candidatures à notre programme « Champions ».

Ghost 4

Nous utilisons Ghost 4 (Politique de confidentialité) pour héberger la majeure partie du contenu de notre site, dont notre blogue, notre page « À propos » et notre Centre de ressources.

En 2026, nous basculerons notre CMS vers Contentful (Politique de confidentialité) pour répondre aux mêmes besoins.

Google Drive et messagerie

Nous utilisons actuellement Google Workspace pour les organismes à but non lucratif pour notre messagerie (Politique de confidentialité de Google), nos calendriers, nos enquêtes et formulaires d'inscription, ainsi que pour le stockage de documents. Nous respectons les demandes de personnes qui souhaitent que les fichiers partagés avec nous ne soient pas stockés sur Google Drive.

Loom

Nous utilisons Loom (Politique de confidentialité) pour réaliser des vidéos de démonstration qui guident les utilisateurs et utilisatrices sur notre plateforme d'évaluation de préprints.

Mailjet

Nous utilisons Mailjet pour envoyer des courriels liés à notre fonctionnalité de demande d'évaluation et à l'intégration du protocole COAR Notify. Mailjet garde une trace des noms et adresses courriel des personnes qui envoient et reçoivent ces messages. Nous avons désactivé le suivi de l'ouverture des courriels, mais nous ne pouvons pas désactiver la fonctionnalité qui crée des « contacts » à partir des informations des utilisateurs et utilisatrices dans Mailjet.

Miro

Nous utilisons Miro pour la planification stratégique, le prototypage, la création de feuilles de route et la gestion de projet agile. Nous n'invitons aucune partie externe à rejoindre notre organisation Miro et nous ne collectons pas de données auprès des personnes qui consultent nos tableaux Miro publics.

Notion

Nous utilisons Notion (Politique de confidentialité) pour organiser notre travail, suivre nos activités et partager nos politiques internes avec l'équipe.

Bulletin d’information

Pour l'envoi de nos bulletins d'information, nous utilisons CiviCRM (Politique de confidentialité), qui conserve les adresses courriel des personnes abonnées. Nous n'utilisons pas les fonctionnalités de suivi des liens ou des ouvertures. Nous envoyons notre bulletin uniquement aux personnes qui s'y sont explicitement abonnées.

1Password

Nous utilisons 1Password (Politique de confidentialité) pour gérer nos mots de passe organisationnels de manière sécurisée.

OpenAI

Nous utilisons OpenAI (Politique de confidentialité) pour générer du texte dans le cadre de notre fonctionnalité de demande d'évaluation et de l'intégration du protocole COAR Notify. Les informations liées aux demandes ne servent pas à entraîner les modèles d'OpenAI.

Otter.ai

Nous utilisons Otter.ai (Politique de confidentialité), intégré à Zoom, sous-titrage en direct, l'enregistrement audio et la transcription de nos appels. Nous informons systématiquement les personnes présentes sur l'appel des implications de l'utilisation d'Otter, leur demandons leur consentement pour l'enregistrement, et partageons l'enregistrement avec elles après l'appel si elles le souhaitent.

Plateforme PREreview

Les données de la plateforme d'évaluation de preprints de PREreview sont hébergées sur Fly.io (Politique de confidentialité).
Le code de la plateforme est disponible librement sous licence MIT sur notre dépôt GitHub organisationnel. L'inscription et la connexion sont implémentées via l'API publique d'ORCID, ce qui signifie que tous les utilisateurs de PREreview doivent disposer d'un identifiant ORCID pour créer un compte.
Les journaux d'application sont envoyés vers Grafana Cloud.
Les données sont stockées dans Upstash Redis et Turso.
Le site web est surveillé grâce à d'UptimeRobot.
Les PREreviews complètes publiées sur notre plateforme sont placées sous licence CC-BY 4.0 et se voient attribuer un identifiant numérique d'objet (DOI) via Zenodo.

Domaine web de PREreview

Le domaine Prereview.org est enregistré chez Google Domains.

Slack

Nous hébergeons une organisation Slack (Politique de confidentialité) pour la communication interne et l’organisation communautaire. Slack conserve les informations de compte et les données d'utilisation ; nos administrateurs et administratrices ont accès à tous les canaux publics.

Réseaux sociaux : Bluesky, LinkedIn, Mastodon

Nous utilisons Bluesky (Politique de confidentialité), Mastodon (Politique de confidentialité) et LinkedIn (Politique de confidentialité) pour partager notre travail et faire connaître d’autres initiatives qui partagent nos missions et nos objectifs. Nous utilisons l'outil Buffer pour planifier et programmer nos communications sur les réseaux sociaux.

Analyse du site web

Depuis août 2021, nous utilisons Fathom (Politique de confidentialité), un service d'analyse web léger et respectueux de la vie privée, conforme au RGPD, au CCPA, à l’ePrivacy et au PECR. Fathom nous permet de mieux comprendre la manière dont les utilisateurs utilisent notre site web, sans porter atteinte à leur vie privée ni utiliser leurs données à des fins commerciales.

YouTube

Nous hébergeons nos vidéos sur YouTube (Politique de confidentialité), qu'elles soient rendues publiques ou simplement répertoriées (non listées).

Zoom

La majeure partie de notre travail, même avant la pandémie, se fait à distance. Nous utilisons Zoom (Politique de confidentialité) pour nos réunions, internes et externes. Lorsque nous souhaitons enregistrer un appel avec la fonctionnalité d'enregistrement de Zoom, nous demandons toujours le consentement des participants et participantes et leur rappelons que, pour garantir leur anonymat si elles le souhaitent, elles doivent désactiver leur caméra et modifier leur nom pour qu'il ne puisse pas être associé à leur identité. Les enregistrements sont conservés sur le cloud Zoom et sont toujours partagés avec les participants et participantes avant d'être rendus publics. Toute communication sensible peut être retirée avant un partage plus large.

Recherche

La recherche occupe une place importante dans notre travail : elle nous permet de mieux comprendre les besoins de la communauté et de développer de meilleurs produits et services.

Nous menons des recherches sur l'expérience utilisateur sous forme d'entretiens individuels, d'appels communautaires et de sprints de recherche utilisateur. Les retours issus des entretiens individuels sont utilisés en interne pour améliorer PREreview.org; nous pouvons toutefois partager des tendances globales issues de ces entretiens, sans jamais identifier les personnes participantes. Les notes et enregistrements des appels communautaires et des sprints de recherche utilisateur sont, eux, publics. Avant chaque appel ou sprint, nous rappelons aux personnes participantes de gérer leur participation comme elles le souhaitent, en fonction de leurs préférences en matière de confidentialité et de sécurité.

Ce que nous ne faisons pas

PREreview ne participe pas aux activités de traitement de données suivantes:

L'achat ou la vente de listes de diffusion à des marketing
La conclusion d'accords de partage de données avec d'autres organisations
Le démarchage téléphonique
Le démarchage par voie postale
La vidéosurveillance (CCTV)

Nous n'utilisons pas de « consentement implicite » (« soft opt-in ») : tu ne recevras aucune communication marketing de notre part sans y avoir expressément consenti.

Sécurité des données

Nous choisissons soigneusement nos services et nos outils chez PREreview. Il est essentiel qu'ils respectent de bonnes pratiques de sécurité, comme le protocole HTTPS, l'authentification à deux facteurs et la possibilité de définir un mot de passe robuste.

Violations de données

En cas de violation de données, nous sommes tenus d'en informer l'Information Commissioner's Office. Nous suivrons alors ses recommandations.

Nous supprimons les comptes et les données personnelles associées à la demande de leurs titulaires respectifs.

Exemptions

Certaines exceptions aux réglementations sur la protection des données peuvent nous obliger à partager des informations te concernant, notamment en cas de demande des forces de l'ordre. Cela comprend les exigences et ordonnances en vigueur aux États-Unis, pays où nous sommes basés.

Remerciements

Pour la rédaction de cette politique, nous nous sommes appuyés sur plusieurs ressources et sources d'inspiration. Nous tenons à remercier tout particulièrement Simply Secure (désormais en cours de rebranding sous le nom de Superbloom) et Measurement Lab pour leurs exemples clairs et précieux.